بازاریابی ایمیلی به ارسال نامه‌هایی که منجر به خرید یا عملی که مد نظر ما می‌شود، اشاره می‌کند که برای این کار حتماً باید نشانی‌های ایمیل زیادی داشته باشیم. پس برای این کار، اول باید بتوانیم با استفاده از ترفندهایی این نشانی‌ها را به دست آوریم. در روشی که کاربر خود با رضایت قلبی اقدام به ثبت نشانی ایمیل خود برای دریافت نامه‌های مودر نظر دارد، Opt-in اطلاق می‌شود. این روش معمولاً مورد استفاده سایت‌هایی است که می‌خواهند برای ارسال خبرنامه برای اعضا، لیست ایملی را گردآوری کنند که در ادامه اقدام به تشویق آنها برای خرید کالا یا سرویسی خاص کنند.
بازاریابی ایمیلی Opt-in بر اصل رضایت طرف دریافت کننده نامه استوار است. یعنی کسی که شما در حال ارسال نامه برای وب هستید، حتماً باید از این کار رضایت داشته باشید. برای این منظور خود باید نشانی رایانه خود را در اختیار شما برای ارسال نامه الکترونیکی بگذارد، نه اینکه شما به روش های مختلف اقدام به جمع آوری آدرس‌های ایمیل افراد مختلف کنید.
این روش را تا به حال در سایت‌های بسیاری دیده‌اید. پایگاه هایی وجود دارند که در نوار کناری سایت آنها، جعبه‌ای برای وارد کردن نشانی ایمیل کاربران وجود دارد که با کلیک کردن بروی دکمه اشتراک پس از پر کردن آن جعبه، در اصل در خبرنامه سایت عضو می‌شوند. حال صاحب سایت با ارسال نامه‌های اطلاعاتی و مفید از حیث نظر کاربران، هر از چند گاهی در مورد محصولات و خدمات خود هم صحبت می‌کند و باعث می‌شود که کاربران مشتاق آن محصولات شوند. این روش همان بازاریابی ایمیلی Opt-in می‌باشد.
این روش همانطور که گفت، بر مبنای رضایت دو طرف است. یعنی هم ارسال کننده نامه که حکم بازاریاب را دارد، و هم دریافت کننده نامه، باید رضایت کافی را داشته باشند و هیچ کدام از آنها از طرف دیگر دل‌رنج نشود. تا به حال شده که نشانی ایمیل شما به دست افراد و سامانه‌هایی افتاده است که به صورت انبوه و بدون اجازه‌ی شما اقدام به ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی می‌کنند. اینجاست که معنی رضایت را درک خواهید کرد.
بدین منظور، علاوه بر اینکه ثبت نام در چنین سامانه هایی موسوم به Opt-in باید اختیاری باشد، باید در صورت نیاز کاربر او بتواند به راحتی از این اشتراک انصراف دهد که این کار را با کلیک بروی پیوندی که معمولاً در انتهای نامه‌ها می‌آید می‌تواند به انجام برساند. اگر این پیوند در انتهای نامه‌ای وجود داشته باشد، به این معنی است که بازاریاب به اصول بازایابی اخلاقی پایبند است، که اجازه می دهد هر زمان که دریافت کننده‌ی نامه‌های تبلیغاتی خواست، از فهرست ارسال نامه‌های تبلیغاتی خارج شود.
شما هم می‌توانید یک سامانه‌ی بازاریابی ایمیلی Opt-in برای سایت و یا حتی وبلاگ خود راه‌اندازی کنید. اگر سایت شما به صورت خود میزبان (Self Host) می‌باشد، یعنی تمامی اختیارات آن به دست خودتان یا توسعه دهنده‌ی آن است، به راحتی می‌توانید این کار را انجام دهید. در برخی از موارد که از سیستم مدیریت محتوا استفاده می‌کنید، با نصب یک افزونه می‌توانید چنین قابلیتی را به سایت خود اضافه کنید. بدین ترتیب به ایمیل‌هایی که کاربران در فرم مربوطه وارد می‌کنند، هر از چند گاهی باید نامه‌های مد نظر را ارسال کنید که بیشتر باید برای آن کاربر مفید باشد، تا وی به دریافت هر چه بیشتر نامه تشویق شود. نه اینکه اون نشانی رایانامه‌ی خود را وارد کند تا شما تماماً برای او تبلیغ بفرستید.
اگر هم وبلاگ دارید، به دلیل اینکه امکان گسترش امکانات نرم افزاری برای شما بر روی ان سرویس وجود ندارد، باید از سامانه‌های جنبی استفاده کنید. برای این کار می‌توانید درون موتور جستجو عبارت کد خبرنامه را جستجو کنید و شما به سایت‌هایی خواهید رسید که به صورت رایگان می‌توانید یک خبرنامه برای انجام بازاریابی ایمیلی Opt-in بسازید. پس از آن هم باید اقدام به ارسال نامه‌هایی که کاربران برای آن نشانی رایانامه‌ی خود را ثبت کرده‌اند، بپردازید.
تفاوت بین Opt-in و Opt-out
ه طور معمول سایت ها دو روش را برای رضایت یا عدم رضایت کاربران مبنی بر استفاده و جمع آوری اطلاعات شخصی در نظر می گیرند. این روش ها عبارتند از Opt-in و Opt-out. این مطلب به بیان تمایز بین این دو روش می پردازد.
Opt-in چیست؟
زمانی که یک شرکت از روش بازاریابی Opt-in استفاده می نماید، مصرف کننده یا کاربر باید رضایت خود را مبنی بر دریافت اطلاعات محصول، خدمات و اخبار آن شرکت، یا دادن اطلاعات شخصی و اطلاعات تماس به شخص سوم (مؤسسات و شرکت های دیگر همکای یا طرف قرارداد با آن شرکت) اعلام نماید. عموماً مصرف کننده یا کاربر باید روی جعبه های فرم بخصوصی کلیک کرده و آنها را تیک نموده، یا به شرکت ایمیل زده و رضایت خود را مبنی بر استفاده از اطلاعات شخصی خود برای شرکت اعلام نماید.
Opt-out چیست؟
زمانی که یک شرکت از خط مشی Opt-out استفاده می کند، خط مشی حفاظت از حریم خصوصی کاربران (Privacy Policy) آن شرکت بر این اساس است که فرض بر آن است که کاربر به طور پیش فرض علاقمند به در اختیار گذاشتن اطلاعات شخصی خود بوده یا به عبارتی بابت استفاده از اطلاعات شخصی توسط شرکت یا شخص سوم (شرکت ها و مؤسسات مرتبط یا طرف قرارداد با شرکت) رضایت دارد، مگر اینکه اصطلاحاً Opt-out کرده یا درخواست لغو استفاده از اطلاعات شخصی توسط شرکت یا مرتبطین آن را داشته باشد. نیز ممکن است شرکت ها این امکان را برای کاربران فراهم آورند تا لغو دسترسی اشخاص ثالث و شرکت های مرتبط به اطلاعات شخصی خود را درخواست نمایند. برخی شرکت ها فرآیند Opt-out را با قرار دادن جعبه تیک خورده در فرم ثبت نام مبنی بر اینکه “شرکت می تواند اطلاعات تکمیلی و اخبار برای کاربر ارسال نماید” تسهیل می نمایند. بدین ترتیب کاربر با برداشتن تیک از جعبه Opt-out شده یا از فهرست مشترکین خارج می شود. برخی شرکت ها فرآیندی پیچیده تر دارند، بدین گونه که کاربر برای خارج شدن از فهرست بازاریابی باید با شرکت مکاتبه نموده یا با آنها تماس تلفنی داشته باشد.
گروه های کسب و کار تجاری روش دوم یا Opt-out را بیشتر ترجیح می دهند، چراکه در این حالت جمع آوری اطلاعات مشتریان و کاربران راحت تر است. در بسیاری از کسب و کارها فروش اطلاعات مشتریان به شرکت ها و مؤسسات دیگر جزو استراتژی های تجارت محسوب می شود که این خود نگرانی هایی برای مصرف کنندگان که از این استراتژی بی خبرند یا تمایل به دریافت چنین اطلاعاتی ندارند ایجاد می کند. نمونه هایی از این استراتژی را در سازمان نظام پزشکی (فروش شماره تلفن همراه پزشکان به شرکت ها و مؤسسات)، و شرکت های خودروسازی می توان یافت.